Archivos de la categoría ‘Documentación’

Aquí tenemos la segunda entrevista a otra persona de nuestro entorno profesional, esta vez, con experiencia en el ámbito de los Archivos. Veréis preguntas muy similares a la anterior entrevista. El objetivo es recoger una impresión sobre cuestiones que tenemos en mente todas como herramientas importantes para nosotras, conocimientos que necesitamos, sirve para algo la formación que se ofrecen en las asociaciones, etc.

Marta es  Diplomada en biblioteconomía y documentación y su experiencia profesional ha sido en archivos, bibliotecas y centros de documentación y como documentalista técnico en el ámbito privado.

1. ¿Dónde trabajas?

folder-1460519__340Actualmente realizo tareas documentales en una empresa privada que trabaja para la Administración.

2. Cuéntanos tus tareas principales del día a día.

La tarea principal consiste es contrastar información de distintos sistemas de gestión y de bases de datos respecto a un producto concreto, que suministra una empresa, para comprobar que el producto suministrado es el correcto y poder certificar la compra.

Otras tareas son la búsqueda de documentación técnica, normas, documentación comercial, planos, fotografías, etc. sobre un producto para darlo de alta en el sistema de gestión y tareas de mantenimiento del sistema.

3. ¿Cómo piensas que podría mejorar la visibilidad y el impacto de tu profesión?

La visibilidad podría mejorar con el reconocimiento de la profesión y la equiparación de la diversa formación y experiencia a las titulaciones oficiales que hay. Quizás sea necesario un colegio profesional o que desde el Ministerio de Cultura y otras administraciones se regule y dé visibilidad a través de campañas, puesto que allí van a parar parte de los profesionales de las áreas de archivos, bibliotecas y centros de documentación. Ello implica una mayor inversión en el ámbito cultural en general.

Las asociaciones profesionales también juegan un papel importante en la difusión.

Debería explicarse o enviarse información a las empresas de servicios de contratación, ETTs, consultorías y webs de empleo para que conozcan la profesión, qué grados y diferencias hay entre todas las áreas de la documentación para que utilicen los nombres correctos a la hora de clasificar y publicar las ofertas de trabajo, para que se contrate a los profesionales más adecuados y la profesión quede bien definida y poco a poco quede instaurada y reconocida.

4. ¿Qué herramienta consideras imprescindible en tu trabajo?

La herramienta imprescindible consiste en tener una buena conexión a internet para poder acceder de forma simultanea a distintas bases de datos y motores de búsqueda y descargar documentos y tener la capacidad suficiente para tener abiertas varias aplicaciones a la vez y poder contrastar todos los datos.

También es importante el uso de traductores y diccionarios de idiomas y técnicos.

El Acrobat para poder crear y manipular documentos en PDF.

El seguimiento y control de trabajos y tareas se hace en hojas excel. Parte de los datos se comunican en este formato y también se utiliza para la realización de informes.

El correo electrónico para la comunicación interna y externa.

5 ¿Qué aplicación o recursos, según tu opinión, debería conocer una archivera, bibliotecaria o documentalista?

* Sistemas de gestión de documentación y de catalogación. Diseño y manejo de bases de datos.

* Recursos: publicaciones, bases de datos y tesaruros específicos del área de conocimiento en la que se trabaja.

* Legislación sobre protección de datos, acceso al documento, reproducción,etc.

* Recursos y habilidades para la atención al usuario.

* Aplicaciones para la difusión in situ y en internet y redes sociales.

6. ¿Cuál crees que debería ser el papel de los colegios profesionales?

El papel debería ser la regulación de la profesión, su difusión y visibilidad.

Ejercer algún tipo de control sobre los cursos y formación que crecen exponencialmente para que sean impartidos por los profesionales o instituciones adecuados y que su contenido sea válido.

La inscripción de los profesionales, asesoramiento y la regulación de las tarifas para autónomos y freelance.

Como observatorio del empleo para detectar malas prácticas de contratación o abusos.

Colaboración con la Administración, las empresas de documentción y las asociaciones profesionales.

7. ¿Sirve de algo la formación que ofrecen las asociaciones profesionales?

La formación que proporcionan las asociaciones profesionales es útil si el contenido y el profesional que lo imparte es especialista en ello. Suelen ofrecer formación en nuevas áreas, porque se actualizan mas rápidamente que las universidades. Pero debería controlarse de alguna manera la oferta de formación y el número de personas y distintos profesionales a la que se dirige porque a veces, más que ofrecer formación especializada o actualización profesional parece una forma de lucro. En general, no hay oferta laboral suficiente para canalizar toda la formación.

Estaría bien complementar la formación con colaboraciones o prácticas en instituciones documentales o proyectos para desarrollar lo aprendido.

archivo8. Tienes experiencia en archivo. ¿Qué archivos nos recomiendas visitar?

Mi primer empleo remunerado fue en el Archivo Histórico Nacional durante unos meses y posteriormente trabajé en un archivo histórico provincial durante casi cinco años.

Los archivos son grandes desconocidos. Muchos se encuentran en edificios históricos, por lo que sólo la visita, merece la pena.

Recomiendo el acercamiento a los archivos en general. En particular, depende de las inquietudes de cada persona: genealogía, conocimiento de su pueblo o ciudad, interés por la historia y costumbres de una época concreta. Además ofrecen talleres, actividades, exposiciones, etc.

9. ¿Y una lectura que recomiendes?

La librería ambulante de Christopher Morley.

Un buen resumen con los pasos necesarios para tener y utilizar las redes sociales con fines de investigación

LIHNN Clinical Librarians

This is an updated and revised version of A Guide to Using Social Media for Research Purposes by Matt Holland first published on this blog in March 2016.

This guide takes you though the basics of building a research profile using social media, how to maximise your impact and the tools you can use to assess your impact. If you have any comments or want to add any resources contact Matt.Holland@nwas.nhs.uk

Your Profile

Presenting yourself to others.

Your profile tells the world about you. It makes you easier to find online for like minded researchers.  Your profile should allow you to post details of your publications and the full text if you have the right to do so.  The following suggestions for profile sites have different emphasis.  You could consider creating different profiles for different audiences. See also Your Identity.

ResearchGate [ http://www.researchgate.net ] has manyNHS members. See…

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Comenzamos una serie de entrevistas para conocer de cerca y la realidad del mundo de las bibliotecas, los archivos y la documentación. Nada de idealizaciones sobre la profesión y sobre lo que hacemos. La realidad del día a día, que es muy variada. O esa es la intención.

Presentación.

Teresa Vicente Sánchez realizó, según ella misma cuenta, la carrera de biblioteconomía sin vocación, pero me enganchó desde el principio. En la diplomatura me decanté más por el trabajo en archivos, pero la licenciatura y mi experiencia laboral posterior me hicieron convertirme en bibliotecaria, aunque ya llevo unos años alejada de este ámbito ya que empecé a trabajar en una editorial.

1.¿Dónde trabajas?

library-1003919__180Trabajo en una editorial de libros de texto y de literatura infantil y juvenil, en el departamento de fotografía y documentación.

2.Cuéntanos tus tareas principales del día a día.

Me dedico a buscar las fotografías para los libros de texto, contactar con los bancos de imágenes y gestionar los derechos de las fotografías, en el caso de que los tengan.

3.¿Cómo piensas que puede tener mayor impacto el trabajo que realizas? Es decir, ¿qué mejorarías o cambiarías para que se valore más tus funciones?

Se debería potenciar más el trabajo colaborativo y la gestión compartida de los diferentes recursos.

4.¿Qué herramienta consideras imprescindible en tu trabajo?

Para mí son indispensables el correo electrónico y el drive de google, ya que uso el correo diaramiente para las peticiones de las fotografías y el contacto con los editores y compartimos documentos en el drive de google para anotar cada petición de fotos.

5.¿Qué aplicación o recursos, según tu opinión, deberíamos conocer cualquier bibliotecaria?

No estoy muy puesta en las últimas novedades en el mundo de las bibliotecas porque hace unos años que no trabajo en ese ámbito.

6.¿Te parecen útiles los cursos de formación que se ofrecen para glasses-272399__180bibliotecarias/documentalistas? ¿Por qué?

No suelo hacer cursos de formación relacionados con la biblioteconomía o la documentación, así que la verdad que no sé si son útiles o no. Los que he hecho están bien en la teoría, pero falta llevarla a la práctica, como muchas otras formaciones, están centrados demasiado en la teoría.

7.¿Por qué te decantas? ¿Usuarias o clientes de la biblioteca?

Usuarias, por supuesto.

8.Dinos tres bibliotecas que te gustan y una que te gustaría conocer.

Me gusta la biblioteca pública de Salamanca ubicada en la casa de las conchas, sobre todo por los recuerdos y por su ubicación. Estuve en una biblioteca pública en Amsterdam que me encantó por su diseño, sus vistas y su luminosidad y me encanta la biblioteca donde trabajé en Cartagena de Indias, Colombia, la biblioteca del centro de formación de la Cooperación española. Y conocer, me hubiese encantado conocer la mítica biblioteca de Alejandria en pleno esplendor, todos esos papiros y pergaminos, me conformaría con conocer la biblioteca actual de Alejandría.

9.¿Y una lectura que recomiendes? ¿Por qué?

Me gustó mucho el libro Ébano de Ryszard Kapuściński, para conocer un poco la historia del continente africano.

10.Algo que quieras comentar y no te haya preguntado.

No, nada más.

 

Se acerca una de las fechas claves para muchas bibliotecas. Durante los próximos meses llega la tarea, en muchos casos farragosas, de evaluación de la colección, revisión de presupuestos y renovación de revistas y recursos.

Bien sabemos, que en contra de lo que nos gustaría, es más habitual que el presupuesto destinado a la biblioteca se tienda a reducir más que a mantener o aumentar. Por este motivo, este es uno de los momentos en que transmitir mensajes efectivos es vital para la biblioteca.comunicacion

Ser capaz de transmitir mensajes efectivos significa ser capaz de persuadir de que la biblioteca es esencial para la organización (hospital, universidad, etc.)

Características de los mensajes efectivos

Estos mensajes intentan responder a la pregunta: ¿Por qué hacemos lo que hacemos? Centrarse en ello, más que en lo que hacemos le da un valor mayor a lo que estamos transmitiendo. La biblioteca pasa de ser un mero servicio a convertirse en un elemento estratégico de la organización en la que se encuentra. Los mensajes de este tipo se caracterizan por:

  • Breves.
  • Sencillos.
  • Transmiten, normalmente, una sóla idea.

Cómo se elabora un mensaje efectivo

  1. Conocer quiénes son las personas o departamenteos con relación directa con la biblioteca (Dirección, Gerencia, Recursos Humanos, Financiero, Usuarios, etc.)mensajes
  2. Los mensajes se elaboran en función de esa persona o departamento al que va dirigido, basado en su punto de vista, para que el alcance sea mayor. Comunicar siempre lo que ellos valoran.
  3. Se utiliza un lenguaje conocido por el receptor. Evitar en la medida de lo posible el lenguaje técnico bibliotecario.
  4. Mostrar en el mensaje que la biblioteca (y la bibliotecaria) no son invisibles. Los recursos no aparecen por arte de magia. Se crean, organizan y difunden a través del trabajo de la bibliotecaria.
  5. Centrarse en el valor de la propia biblioteca y de la bibliotecaria.

En definitiva, debemos tener muy claro cuál es el valor de la biblioteca y del papel de la bibliotecaira y estar preparadas para contarlo, mostrar porque la biblioteca es clave y qué aporta diferente o mejor a otros.

Cuando llega la hora de renovar los recursos electrónicos suscritos por la biblioteca (bases de datos, paquetes de revistas) o comprar unos nuevos, normalmente, a final de año, toca reflexionar sobre cómo han funcionado dichos recursos y si han sido útiles a nuestros usuarios.

En la carrera, en cursos, talleres o artículos académicos suelen recogerse unas sugerencias o pautas muy útiles que ayudan a sistematizar el proceso de evaluación de recursos. Sin embargo, hay cuestiones, aparentemente de pero grullo, sobre las que se olvidan hablar y que luego nos encontramos como las más habituales en nuestro trabajo diario.

Puntos a tener en cuenta antes de empezar:

  • Las empresas proveedoras de recursos presionan mucho a las bibliotecas y abusan con los precios, las condiciones de contrato y los servicios. Incluso, en ocasiones, intentan decidir sobre qué debería tener la biblioteca como recursos.

  • Los usuarios (conscientes o no) sufren lobby de los proveedores, a través de talleres, sesiones informativas sobre su producto para hacerles creer su producto es el mejor.

  • Los usuarios presionan a las bibliotecas para que contraten esos productos tan maravillosos o mantengan la suscripción de los mismos.

  • Las bibliotecarias, en ciertos momentos, creemos que sabemos mejor que nuestros usuarios lo que necesitan.

dado¡Vaya lío, no!

¿Qué significa todo esto? Que antes de comprar o renovar recursos es necesario evaluar, no sólo los aspectos de contenido, técnicos o económicos, sino también el engranaje interno de la relación biblioteca-usuarios-proveedores.

Algunas sugerencias.

Ante la avalancha de proveedores y su extra limitación en algunas ocasiones, es necesario armarse de paciencia, planificar bien las reuniones con ellos, intentar negociar amistosamente y no ceder a tanta presión abusiva siempre que exista esa posibilidad (que vista la realidad, a veces, es complicado).

Un buen comienzo, y desde lo que deben partir el resto de acciones es preguntarnos: ¿qué necesitan mis usuarios? Escuchar con interés a nuestros usuarios es imprescindible. Hay que buscar un equilibrio entre nuestro ego y lo que ellos exigen. ¿Qué nos puede ayudar?

  • Estadísticas de uso (uso de los recursos, descargas, etc.)

  • Encuestas, opiniones, trabajar con algunos usuarios que después nos ayudan a probar y evaluar un producto nuevo.

  • Tener en mente sus correos electrónicos, sugerencias, etc.

  • Valorar si es un usuario experto o competente en la utilización de recursos (puede tener mucho que decir) o puede ser alguien que se deje llevar por las modas o presiones de los proveedores.

También suele ser habitual la medición de la calidad de las revistas a través de recursos como el Journal Citation Report (JCR), el Scimago Journal & Country Rank, el MIAR, DICE, RESH o altmetrics, aunque nunca está de más, y se dice poco, que puede ser útil contactar con otras bibliotecas que sepamos que tienen los mismos recursos y obtener otras opiniones y puntos de vista que enriquecerán nuestro proceso de evaluación.

Por otro lado, es aconsejable mantener la mente abierta y no tener fe ciega en un producto o proveedor. Si rastreamos por Internet o, de nuevo, hablamos con más bibliotecas, podemos encontrar productos similares y más baratos, incluso, aunque aparentemente tengan menos prestigio o menos visibilidad pueden ser mejores.

Se trata la mayoría de las veces en un proceso largo y tedioso que da muchos quebraderos de cabeza así que es necesario:

  • Paciencia.estres

  • Desconectar y no pensar 24 horas en el trabajo.

  • Trabajar en equipo y coordinarse.

  • Tomarnos nuestro tiempo para pensar y valorar las distintas alternativas siempre que el tiempo y las presiones (seguramente proveniente desde diferentes flancos) lo permitan.

Y… hasta el año siguiente.

Os dejo el enlace a algunas guías para la gestión o desarrollo de colecciones electrónicas con las cuestiones técnicas o elementos necesarios para crear o renovar una colección o recursos electrónicos.

Calidad y evaluación de los contenidos electrónicos.

Cuestiones claves para el desarrollo de colecciones con recursos electrónicos.

Criterios de evaluación de bases de datos